De verschillende opties die er zijn, zijn natuurlijk:
Het is heel erg afhankelijk van je organisatie welke bij jou past.
Bel ons eens en wij hebben binnen 5 minuten duidelijk welke norm het beste zal passen.
ISO 9001 en ISO 15224 zijn internationaal erkende kwaliteitsmanagement normen.
HKZ is een norm die alleen geldig is in Nederland en België.
ISO 9001 is een norm die alle bedrijven van elke branche kunnen implementeren. Deze norm kan namelijk op een zeer praktische manier passend gemaakt worden voor elke organisatie. Je maakt deze dus zelf zorgspecifiek.
HKZ en 15224 zijn beide specifiek voor de zorg en welzijn branche opgesteld.
ISO 15224 is zorg en welzijn specifiek en gebaseerd op de ISO 9001 norm.
HKZ heeft een heleboel eigen normen die aan een zorgtak gekoppeld zijn. Kijk op: https://www.hkz.nl/normen/welke-norm/ om te zien welke HKZ variaties er allemaal zijn.
Voordelen ISO 9001:
Voordelen HKZ:
Voordelen 15224:
De tijd tussen de start van het opzetten van het systeem en het daadwerkelijk behalen van je certificaat is van een aantal zaken afhankelijk:
Houd rekening met de complete duur van certificatieaudits.
Stap 1: Inventarisatie
In deze stap stellen we vast hoe er wordt gewerkt binnen het bedrijf. Wat is er al aanwezig en wat moet er nog gedaan worden om te voldoen aan de norm?
Stap 2: Opzet documentatie zoals procedures en registraties
Nu bekend is hoe de organisatie in elkaar steekt en wat er nog moet worden gedaan om te voldoen aan de norm, kunnen we aan de slag met het opstellen van de documentatie. Deze fase is namelijk gericht op het ‘op papier’ voldoen aan de norm.
Stap 3: Het bijhouden van registraties
In deze stap laten we jou kennis maken met verschillende registratiebestanden die bijna iedere norm verplicht stelt. Denk aan risicoanalyse, correctieve maatregelen, klachten, incidenten, klanttevredenheid etc.
Stap 4: Uitvoeren van de interne audit
Bijna alle managementsystemen verplichten een organisatie om interne audits uit te voeren. Tijdens zo’n interne audit wordt gekeken naar hoe het managementsysteem functioneert en of nog wordt voldaan aan de norm.
Stap: 5 Uitvoeren directiebeoordeling/ organisatiebeoordeling
De directiebeoordeling (managementreview) is een van de belangrijkste documenten binnen het kwaliteitssysteem. Via de directiebeoordeling wordt de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem regelmatig beoordeeld.
Stap 6: Begeleiding gedurende de certificatie audit
Jullie zijn klaar voor de certificatie. Alle onderdelen van de norm zijn beschreven en geïmplementeerd, het wordt tijd om dit te bewijzen in de vorm van een certificaat. Een certificerende instelling zal nu een auditor sturen om te controleren of je inderdaad voldoet aan alle eisen. Voor veel bedrijven is dit een erg spannend moment en daarom is het niet ongewoon dat onze consultant bij de audit aanwezig is om je te ondersteunen.
Er zijn 2 verschillende soorten interne audits.
Systeemaudit: hierbij lopen we (een deel van) het opgezette managementsysteem door om te kijken of het voldoet aan de eisen van de norm. Je krijgt hierbij een rapportage met eventuele opmerkingen en afwijkingen zodat je precies weet wat er nog moet gebeuren voordat je voldoet aan deze eisen en dus klaar bent voor een externe audit.
Procesaudit:
Tijdens een proces audit kijkt je auditor naar 1 of meerdere processen in de organisatie om te kijken of deze lopen volgens de eigen opgestelde eisen. Tijdens deze audit wordt er niet alleen gekeken naar of het papier met de werkelijkheid klopt maar ook of er mogelijke efficiëntie slagen te maken zijn. Deze worden allemaal opgenomen in een rapportage. Hiermee wordt jullie continue verbetering en procesoptimalisatie weer gestimuleerd.
Interne audits moeten uitgevoerd worden aan de hand van enkele eisen.
Interne audits moeten:
De regel is dan ook dat je nooit je eigen processen mag auditen. Dit maakt het voor ZZP’ers natuurlijk erg lastig. Samenwerken met andere ZZP’ers is hierbij natuurlijk een mogelijkheid ook het inhuren van een van onze consultants kunnen hiervoor een oplossing bieden.
Een externe audit is de toetsing die bepaald of je als organisatie je certificering gaat krijgen en behouden.
Een auditor komt langs en voert een audit uit.
Een certificerende audit bestaat uit twee fasen: tussen de fase 1 audit (het doornemen van alle documentatie) en fase 2 (het controleren of hetgeen je in je documentatie hebt geschreven klopt met de manier hoe jullie werken) zit gemiddeld drie tot vier weken. Hoeveel dagen deze audit duurt is afhankelijk van de grootte en complexiteit van je organisatie.
De auditor gaat met je in gesprek over je organisatie en het systeem wat er in opgezet en geïmplementeerd.
Uiteindelijk hangt de auditor er een positief of negatief advies aan.
De auditor mag namelijk nooit zeggen dat je een certificaat hebt behaald. Het werk van de auditor moet eerst binnen de certificerende instelling worden beoordeeld of het goed is uitgevoerd. Wanneer dit is goedgekeurd zal de certificatie commissie binnen de certificerende instelling bepalen of het certificaat versterkt gaat worden. Hier gaat meestal een maand overheen.
Wanneer je gecertificeerd bent is je certificaat officieel 3 jaar geldig. Wel moet er elk jaar een controle audit plaatsvinden om het continueren hiervan te toetsen.
De cyclus is als volgt:
Jaar 1: certificatieaudit
Jaar 2: Controle audit 1
Jaar 3: Controle audit 2
Jaar 4: Hercertificatie
Etc.