FAQ

Normen

Welke certificatie in de zorg past bij mijn organisatie?

De verschillende opties die er zijn, zijn natuurlijk:

  • ISO 9001
  • ISO 15224
  • Verschillende HKZ normen

Het is heel erg afhankelijk van je organisatie welke bij jou past. 

Bel ons eens en wij hebben binnen 5 minuten duidelijk welke norm het beste zal passen. 

Wat is het verschil tussen ISO 9001, ISO 15224 en HKZ?

ISO 9001 en ISO 15224 zijn internationaal erkende kwaliteitsmanagement normen. 

HKZ is een norm die alleen geldig is in Nederland en België.

ISO 9001 is een norm die alle bedrijven van elke branche kunnen implementeren. Deze norm kan namelijk op een zeer praktische manier passend gemaakt worden voor elke organisatie. Je maakt deze dus zelf zorgspecifiek. 

HKZ en 15224 zijn beide specifiek voor de zorg en welzijn branche opgesteld.

ISO 15224 is zorg en welzijn specifiek en gebaseerd op de ISO 9001 norm.

HKZ heeft een heleboel eigen normen die aan een zorgtak gekoppeld zijn. Kijk op: https://www.hkz.nl/normen/welke-norm/ om te zien welke HKZ variaties er allemaal zijn. 

Voordelen ISO 9001:

  • Praktisch implementeerbaar;
  • Door de algemene beschrijving makkelijk passend te maken voor jou organisatie;
  • Internationaal erkend;
  • Ideale opzet om de continue verbetering te bewerkstelligen.

Voordelen HKZ:

  • Branche specifiek dus meer toegespitst op jouw dienstverlening;
  • Bekend in het Nederlandse zorglandschap;
  • Zorginhoudelijk.

Voordelen 15224: 

  • Praktisch implementeerbaar;
  • Zorgspecifiek;
  • Internationaal erkend;
  • Ideale opzet om de continue verbetering te bewerkstelligen.

Ondersteuning

Hoe lang duurt het begeleidingstraject?

De tijd tussen de start van het opzetten van het systeem en het daadwerkelijk behalen van je certificaat is van een aantal zaken afhankelijk:

  1. Wanneer je zelf aan de slag wilt maar weinig tijd hebt, duurt het natuurlijk langer dan wanneer je heel veel tijd hebt of ervoor kiest het meeste werk aan ons uit te besteden. Als we kijken naar het gemiddelde traject, dan kunnen we zeggen dat je er vanuit kunt gaan dat het ongeveer drie maanden kost om een systeem klaar te maken voor de certificatie. Langzamer kan uiteraard altijd, maar wil je het traject sneller doorlopen dan adviseren we om even contact op te nemen om te kijken of dit realistisch is.
  2. Naast je eigen planning is natuurlijk de planning van de certificerende instantie ook een factor. Houd er rekening mee dat certificerende instellingen een wachttijd hebben van een aantal weken of soms een aantal maanden. Je kunt dus niet vandaag met een certificerende instelling bellen en verwachten dat er volgende week een auditor voor je deur staat.

Houd rekening met de complete duur van certificatieaudits. 

Hoe verloopt begeleiding precies?

Stap 1: Inventarisatie

In deze stap stellen we vast hoe er wordt gewerkt binnen het bedrijf. Wat is er al aanwezig en wat moet er nog gedaan worden om te voldoen aan de norm? 

Stap 2: Opzet documentatie zoals procedures en registraties

Nu bekend is hoe de organisatie in elkaar steekt en wat er nog moet worden gedaan om te voldoen aan de norm, kunnen we aan de slag met het opstellen van de documentatie. Deze fase is namelijk gericht op het ‘op papier’ voldoen aan de norm. 

Stap 3: Het bijhouden van registraties

In deze stap laten we jou kennis maken met verschillende registratiebestanden die bijna iedere norm verplicht stelt. Denk aan risicoanalyse, correctieve maatregelen, klachten, incidenten, klanttevredenheid etc. 

Stap 4: Uitvoeren van de interne audit

Bijna alle managementsystemen verplichten een organisatie om interne audits uit te voeren. Tijdens zo’n interne audit wordt gekeken naar hoe het managementsysteem functioneert en of nog wordt voldaan aan de norm.

Stap: 5 Uitvoeren directiebeoordeling/ organisatiebeoordeling

De directiebeoordeling (managementreview) is een van de belangrijkste documenten binnen het kwaliteitssysteem. Via de directiebeoordeling wordt de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem regelmatig beoordeeld. 

Stap 6: Begeleiding gedurende de certificatie audit

Jullie zijn klaar voor de certificatie. Alle onderdelen van de norm zijn beschreven en geïmplementeerd, het wordt tijd om dit te bewijzen in de vorm van een certificaat. Een certificerende instelling zal nu een auditor sturen om te controleren of je inderdaad voldoet aan alle eisen. Voor veel bedrijven is dit een erg spannend moment en daarom is het niet ongewoon dat onze consultant bij de audit aanwezig is om je te ondersteunen.

Wat gebeurt er in een interne audit?

Er zijn 2 verschillende soorten interne audits. 

Systeemaudit: hierbij lopen we (een deel van) het opgezette managementsysteem door om te kijken of het voldoet aan de eisen van de norm. Je krijgt hierbij een rapportage met eventuele opmerkingen en afwijkingen zodat je precies weet wat er nog moet gebeuren voordat je voldoet aan deze eisen en dus klaar bent voor een externe audit. 

Procesaudit:

Tijdens een proces audit kijkt je auditor naar 1 of meerdere processen in de organisatie om te kijken of deze lopen volgens de eigen opgestelde eisen. Tijdens deze audit wordt er niet alleen gekeken naar of het papier met de werkelijkheid klopt maar ook of er mogelijke efficiëntie slagen te maken zijn. Deze worden allemaal opgenomen in een rapportage. Hiermee wordt jullie continue verbetering en procesoptimalisatie weer gestimuleerd. 

Wie mag de interne audits uitvoeren?

Interne audits moeten uitgevoerd worden aan de hand van enkele eisen.

Interne audits moeten:

  • Objectief en onafhankelijk;
  • Conform een opgestelde planning;
  • Niet gefocussed op afwijkingen maar op conformiteiten.

De regel is dan ook dat je nooit je eigen processen mag auditen. Dit maakt het voor ZZP’ers natuurlijk erg lastig. Samenwerken met andere ZZP’ers is hierbij natuurlijk een mogelijkheid ook het inhuren van een van onze consultants kunnen hiervoor een oplossing bieden. 

Externe audits

Wat is een externe audit en wat gebeurt er dan precies?

Een externe audit is de toetsing die bepaald of je als organisatie je certificering gaat krijgen en behouden. 

Een auditor komt langs en voert een audit uit. 

Een certificerende audit bestaat uit twee fasen: tussen de fase 1 audit (het doornemen van alle documentatie) en fase 2 (het controleren of hetgeen je in je documentatie hebt geschreven klopt met de manier hoe jullie werken) zit gemiddeld drie tot vier weken. Hoeveel dagen deze audit duurt is afhankelijk van de grootte en complexiteit van je organisatie. 

De auditor gaat met je in gesprek over je organisatie en het systeem wat er in opgezet en geïmplementeerd. 

Uiteindelijk hangt de auditor er een positief of negatief advies aan. 

De auditor mag namelijk nooit zeggen dat je een certificaat hebt behaald. Het werk van de auditor moet eerst binnen de certificerende instelling worden beoordeeld of het goed is uitgevoerd. Wanneer dit is goedgekeurd zal de certificatie commissie binnen de certificerende instelling bepalen of het certificaat versterkt gaat worden. Hier gaat meestal een maand overheen. 

Hoe lang is het certificaat geldig?

Wanneer je gecertificeerd bent is je certificaat officieel 3 jaar geldig. Wel moet er elk jaar een controle audit plaatsvinden om het continueren hiervan te toetsen. 

De cyclus is als volgt:

Jaar 1: certificatieaudit

Jaar 2: Controle audit 1

Jaar 3: Controle audit 2

Jaar 4: Hercertificatie

Etc.